Co chowam w szufladzie

Zanim przedstawię rozwiązanie nad którym pracuję w tym roku, chciałbym pokazać dwa projekty związane z zarządzaniem zadaniami które stworzyłem na własny użytek już jakiś czas temu. Sprawdziły mi się. Używam ich na co dzień i chociaż jestem jedynym użytkownikiem, to być może dobrze opakowane i dopracowane mogłyby pomóc jeszcze co najmniej paru osobom ;-)

Nadawanie kontekstów zadaniom czyli Todoist Review

Problem z priorytetami jaki niedawno opisywałem w artykule Jaki priorytet ma podlanie kwiatków? można nieco zmitygować. Uszeregowanie zadań według priorytetów dla całej naszej listy staje się niewykonalne, gdy lista robi się duża. Możemy jednak otagować zadania rozłącznymi kontekstami opisującymi np. miejsce gdzie chcemy wykonać dane zadanie. Wtedy lista pozwala na siebie spojrzeć jak na kilka mniejszych, rozłącznych list, a dla takich podejmowanie decyzji o tym co warto zrobić w pierwszej kolejności jest znacznie łatwiejsze.

Rozwiązaniem, które miało pomóc mi szybciej nadawać konteksty zadaniom jest Todoist Review. Trzymam go sobie na GitHubie, używam dość często na smartfonie.

Rysunek 1 przedstawia zrzut ekranu aplikacji. Po roku jej używania zauważyłem kilka braków, które chciałbym rozwiązać, ale zapewne już nie w ramach tego projektu tylko ogólniejszego rozwiązania do którego zmierzam :) Te rzeczy to dorzucenie opcji "już wykonałem to zadanie" i "już nie planuję wykonywać tego zadania" jako alternatywy dla nadania kontekstu i pozostawienia zadania na liście.

Muszę również pomyśleć o sposobie nadawania zadaniom innych metadanych niż kontekst wykonania. Dobrze określone zadanie ma informację także o deadlinie, szacowanym czasie wykonania, energii jakiej potrzebujemy na wykonanie zadania. Piszę o tym więcej w artykule Dlaczego niektóre zadania zalegają na listach?.

To, co chciałbym jednak zachować, to sposób przeglądu zadań. Mianowicie, dla każdego niedookreślonego zadania użytkownikowi prezentowana jest prosta decyzja do podjęcia. Jej podjęcie przekłada się na konkretny zysk w przyszłości: w tym przypadku pozwoli nam dostać przypomnienie o zadaniu gdy znajdziemy się w odpowiednim kontekście, np. o zakupach gdy w sklepie spojrzymy na listę rzeczy otagowanych jako @market.

Calendar proxy: filtrowanie kalendarza

Drugim z projektów który miał ułatwić mi integrację centralnej listy zadań z innymi narzędziami używanymi na co dzień jest Calendar Proxy. W zasadzie narzędzie wyszło mi na tyle ogólne, że korzystam także w kilku innych celach :)

Ideę być może najlepiej przedstawi rysunek 2, na którym pokazana jest konfiguracja filtra na kalendarz. Otóż problem jaki miewałem jest spowodowany tym, że w swoim kalendarzu mam zdarzenia pochodzące z różnych źródeł. Dla przykładu, w jednym widoku wyświetlam swój prywatny kalendarz, kalendarz z pracy, mój kalendarz Facebooka, kalendarz z Meetupa i na koniec jeszcze kalendarz z Todoist z listą zadań.

Niestety taka organizacja prowadzi do tego, że kalendarz często jest zaśmiecony. Na Facebooku ludzie często ustawiają czas trwania wydarzenia (np. festiwali) na kilka dni, co zajmuje ogromną przestrzeń w kalendarzu. Zadania z Todoist eksportowane są z długością "1 godziny" co rzadko odpowiada rzeczywistości. Zdarzenia się na siebie nakładają, chociaż nie jesteśmy w stanie być w dwóch miejscach równocześnie.

Rozwiązanie, które stworzyłem odpowiada na te potrzeby i pozwala filtrować dane z kalendarza iCal wg własnych reguł. Nie będę wchodził w szczegóły, można o nich poczytać na GitHubie :)

Po co więc kolejne narzędzie?

Stworzenie i używanie tych narzędzi poprawiło mój komfort zarządzania zadaniami i zmniejszyło czas potrzebny na ich rutynowy przegląd. Dostrzegam jednak jeszcze kilka aspektów, które znacznie można usprawnić.

Lwią część zadań związanych z porządkowaniem listy nadal muszę wykonywać przy komputerze. Siedzenie przy monitorze w skupieniu to dla mnie czasowy i energetyczny bottleneck, bo robię to już dobre kilka godzin dziennie w związku z innymi zadaniami. Znacznie łatwiej znaleźć czas na przejrzenie czegoś na telefonie. W drodze tramwajem do pracy (na motocyklu przegląd niestety odpada), w kolejce w sklepie, podczas 3-minutowej przerwy między seriami na pustej siłowni.

Widzę też zaletę robienia przeglądu częściej i mniejszymi nakładami czasowymi. Po pierwsze, dużo zadań na liście powinno być wykonanych w czasie krótszym niż tygodnia (a weekly review znany z GTD w pesymistycznym przypadku zostawi takie zadania zapomniane na kilka dni). Nie zawsze też łatwo zobowiązać się wewnętrznie do rozpoczęcia godzinnego przeglądu. Jeśli coś można zrobić w pięć minut i uzyskać obserwowalny efekt, psychologicznie powinno być znacznie łatwiej rozpocząć taki przegląd.

Narzędzie, którym chcę rozwiązać powyższe problemy nosi nazwę Revisionist i o nim będzie następny wpis, bo koncepcja na nie już w dużej mierze mi się wyklarowała. Zapraszam do śledzenia bloga kanałami RSS/Atom i dziękuję za odwiedziny!

Jeśli masz pomysły na to jak jeszcze można usprawnić swój przegląd zadań, zachęcam do podzielenia się nimi w komentarzu. Jestem pewien, że nie wszystkie dobre pomysły udało mi się odkryć, a obecnie czas najbardziej sprzyja planowaniu funkcjonalności dla powstającego projektu :)