Przyjrzyjmy się zadaniom, których unikamy

Każdy z nas ma na liście todo jakieś trupy. Zadania, które pomijamy przy każdej możliwej okazji. Zbyt nudne, trudne, czasochłonne, niedookreślone. Takie gdzie brakuje nam wiedzy jak je wykonać, blokuje nas oczekiwanie na innych, nie chcemy ich robić (kto wrzucał na listę profilaktyczny przegląd u dentysty wie o czym mówię ;)), albo... nie wiemy dlaczego.

Jeśli od czasu do czasu przejrzymy listę, z części uda nam się pewnie zrezygnować. Wyrzucić, zapomnieć, uznać że są za mało ważne żeby je wykonać. Jednak co z pozostałymi? Ignorowanie takich zadań sprawi, że lista będzie rosła, a w dodatku stanie się mniej przyjazna. Co innego mieć na liście 20 zadań które nas ekscytują, a co innego 500 wpędzających nas w doła.

Czemu niektóre zadania nas przerastają?

Podzielę się swoją teorią, która może nie zaskoczy Cię oryginalnością, ale mam nadzieję, że obrazowo pokaże pewien problem i pozwoli skorygować nasz model patrzenia na zadania :)

Ciekawą i chyba najbardziej pouczającą obserwacją wydaje mi się to, że na listę todo wrzucamy pewne "rzeczy", ale te rzeczy maja bardzo różną naturę.

Większość programów typu todo lista list pozwala nam zarządzać... zadaniami. Ten prosty "model domeny" w którym mamy zadanie z flagą wykonane/niewykonane jest bardzo wygodny dla programistów. Nawet tak bardzo, że aplikacja "todo" jest często stosowana w roli programu "hello world" przy wyjaśnianiu działaniu nowego frameworka programistycznego. Ale ten model również za bardzo upraszcza rzeczywistość.

Rzeczywistość jest bowiem taka, że na listę wrzucamy nie tylko zadania (akcje). W takim razie co jeszcze? Książka Davida Allena określa to pojęciem rzeczy (ang. stuff). Poniżej cytat, który zarysowuje ów problem.

Most of the to-do lists I have seen over the years (when people had them at all) were merely listings of “stuff”, not inventories of the resultant real work that needed to be done. They were partial reminders of a lot of things that were unresolved and as yet untranslated into outcomes and actions.

Skoro więc dodajemy na listę rzeczy, które nie są zadaniami, jak możemy oczekiwać że będziemy z niej mogli korzystać jak z wygodnej listy akcji podsuwających nam tylko to co ważne i potrzebne? ;)

Spróbujmy w takim razie zaproponować nieco lepszą domenę dla listy zadań. Poniżej znajduje się moja naszkicowana na szybko propozycja. Być może nie uwzględnia wszystkich typów rzeczy, ale pokazuje że za daną pozycją mogą się kryć różne koncepcje i rzeczy te gdzieś z tyłu głowy kwantyfikujemy z użyciem różnych zestawów metadanych.

Jak widać na rys. 2, wyróżniłem trzy przykładowe rodzaje "rzeczy" które dodajemy do list:

• Luźne pomysły (np. podnieść bezpieczeństwo jazdy na rowerze, stworzyć aplikację która zarobi milion)
• Projekty (np. zrzucić 10 kg, zdać prawo jazdy na ciągnik)
• Akcje (np. wydrukować kartę pokładową na lot do Wrocławia, złożyć PIT)

Wszystkie te rzeczy można bez problemu zapisać na liście, bo papier przyjmie wszystko. Podobnie pole typu string w aplikacji ;) Ale jeśli nie będziemy tych wpisów postrzegać jako tego czym naprawdę są, wpakujemy się w problemy i nasza lista będzie rosła gromadząc takie pozycje.

Co zrobić z "rzeczami", które nie są zadaniami?

Żeby odhaczyć zadanie na liście i uznać je za zamknięte, w zasadzie musi być ono akcją. Niestety nie możemy oczekiwać, że nasza interakcja z listą zadań sprowadzi się do wrzucania na nią rzeczy i wyciągania z niej zadań. Potrzebna jest praca włożona w porządkowanie rzeczy na liście. Takie porządkowanie w GTD nazywa się przeglądem zadań i wiele osób rekomenduje, żeby wykonywać je co tydzień, choć nic nie stoi na przeszkodzie żeby robić to w innym interwale czasowym który nam najbardziej odpowiada.

W tym miejscu pojawia się najczęściej zarzut wobec metod zarządzania zadaniami: zabierają tyle czasu! Myślę, że trzeba tutaj jednak zauważyć dwa aspekty:

• Doprecyzowywanie zadań, ich dookreślanie to ważna część pracy wykonanej w kierunku ich ukończenia. To, że praca jest intelektualna, nie znaczy że nie jest pracą ;)
• Jeśli jednak tracimy czas z powodów niemerytorycznych, bo np. używana przez nas aplikacja (lub kawałek papieru) nie pozwala nam efektywnie zarządzać zadaniami, przeglądać ich, filtrować, nadawać kontekstu - to faktycznie ten narzut jest bezwartościowy.

Jeśli już uda nam się w wyniku przeglądu wyodrębnić akcje do wykonania i pozbyć notatek innego typu, nadal możemy spostrzec że niektóre z nich zalegają na liście dłużej. To już jednak bardziej wdzięczny problem do rozwiązywania, dla którego można szukać systematycznych metod na rozbijanie zadań na mniejsze - ale to temat na inny post :)

Jeśli rozważania o listach zadań Cię zainteresowały, zachęcam do subskrypcji bloga: mailowo, lub w swoim czytniku RSS/Atom (linki do kanałów znajdziesz na dole). W archiwum znajdziesz też kilka innych artykułów o podobnej tematyce, np. moje niedawne rozważania na temat priorytetów pt. "Jaki priorytet ma podlanie kwiatków?".

Dziękuję za odwiedziny i zachęcam do zostawienia komentarza. Może przychodzi Ci na myśl jakieś zadanie, które zalega na Twojej liście od dawna? Może warto zastanowić się dlaczego tak jest? :)