Priorytety: przykład paradoksu

Gdy na naszej liście "rzeczy" do zrobienia pojawia się tak dużo pozycji, że nie jesteśmy ich w stanie wszystkich przetworzyć w ciągu dnia, łatwo dostrzec potrzebę priorytetyzacji. Nadanie zadaniom priorytetów wydaje się tak prostym i oczywistym rozwiązaniem, że może być trudno dostrzec jak wiele pułapek i wad kryje się w tym podejściu.

W moim poprzednim artykule pisałem o tym jakie problemy pojawiają się, gdy nasza lista zadań rośnie z kilku pozycji do kilkudziesięciu lub kilkuset. Wśród nich znalazły się takie jak to, że mamy tendencję do wybierania najłatwiejszych zadań z listy oraz że wybór zadania z długiej listy może działać demotywująco. Myślę, że to problemy warte rozwiązania, jeśli chcemy zbudować osobisty system zarządzania czasem, który pomoże nam nie tylko w dniach gdy mamy dużo czasu, ale szczególnie — gdy go brakuje :)

Pracując na co dzień z listą zadań chcielibyśmy więc, aby pozwalała ona "wyciągnąć" z listy takie zadanie, którego wykonanie w danym momencie przyniesie nam największą wartość. Można powiedzieć: takie, które "ma najwyższy priorytet".

W takim razie spróbujmy posłużyć się przykładową prostą listą, na której mamy kilka niezbyt powiązanych ze sobą zadań:

Czy w tej sytuacji potrafisz uszeregować zadania według priorytetów? Albo nawet prościej: określić które pojedyncze z tych zadań jest najważniejsze?

Odpowiedzi można się już chyba domyślić i powiedziałbym tu po prostu — to zależy. Być może wizyta u dentysty jest dla danej osoby priorytetem, ale czy przypomnienie o tym jest konieczne 4 dni przed wizytą? Być może zakup płynu do prania który się skończył może poczekać jeszcze kilka dni, ale czy będąc wieczorem w supermarkecie nie wolelibyśmy dostać przypomnienia właśnie o tym, a nie o potrzebie złożenia PIT-u? Czy wreszcie u osoby zarządzającej swoim czasem podlanie roślin, które na liście zadań może wylądować na 150-tej pozycji pod względem ważności jest skazane na porażkę, a rośliny w domu na uschnięcie?

Co jest nie tak z priorytetem?

Priorytet który sami przypiszemy zadaniu jest jedynie pewną wartością, która w założeniu ma nam pozwolić uszeregować zadania. Takim priorytetem może to być jakaś liczba według której potem sortujemy listę zadań od najważniejszego do najmniej ważnego, albo etykieta z określoną "relacją porządku" czyli np. litery "A", "B", "C" i przyjęcie konwencji w której zadania "A" są ważniejsze od "B", a "B" ważniejsze od "C".

Przykład zadań na wcześniejszej liście 1 pokazuje, że priorytety jakie mają dla nas zadania mogę się bardzo dynamicznie zmieniać w zależności od sytuacji w jakiej się znajdujemy. Widać więc już pierwsza zależność: priorytet zadań nie jest stałą właściwością zadania, ale dynamiczną wypadkową różnych czynników.

Dodam może pewne swoje spostrzeżenie. Przez długi czas bazowałem swoje listy na priorytetach. Zauważyłem kiedyś, że czasem nadawałem wysoki priorytet mało istotnym zadaniom tylko dlatego, że były szybkie do zrobienia i nie chciałem żeby utknęły gdzieś na dnie kolejki. Ten sposób nawet działał, choć nie skalował się w "trudnych czasach", gdy ważnych rzeczy było dużo. Dopiero po głębszym zastanowieniu się nad tematem rozumiem teraz jak można lepiej rozwiązać tę sprzeczność, że zadania mało ważne lądują na liście z wysokim priorytetem. O tym następny akapit :)

Jak uporządkować zadania lepiej niż wartością "priorytetu"

Jak więc można opisując zadanie na liście zrobić to lepiej niż przez nadanie priorytetu? Odpowiedzi możemy poszukać w książce Getting Things Done, gdzie David Allen rekomenduje opisywanie zadania czterema metadanymi: kontekst, czas, energia i korzyść jaką przyniosą.

The four criteria that you will use to decide what to do are (in order of precedence):

• Context (what can I do where I am?)
• Time (when do I have to do something else?)
• Energy (how wasted/fresh am I?)
• Priority (what has the highest payoff for me if I do it?)

Można zauważyć że wśród nich pojawia się również “Priorytet”, ale jest tu rozumiany bardziej jako opłacalność niż pilność.

Podsumowanie

Rozważania na temat natury "rzeczy" na liście "todo" mogą się wydawać niszowym zagadnieniem, ale myślę że zrozumienie tej natury jest kluczowe, żeby planować dobrze i nie natykać się na trudne dylematy.

To również krok w stronę zaprojektowania rozwiązania w którym chciałbym ułatwić przegląd zadań na naszych listach. Nawet jeśli nie powstanie z tego w pełni gotowe "produkcyjnie" oprogramowanie, to liczę na to, że takie ćwiczenie myślowe pomoże mi wdrożyć lepszy system zarządzania swoim czasem, a może także zainspiruje kogoś z Was do ulepszeń własnych systemów.

Na koniec dorzucę jeszcze jeden cytat z Getting Things Done, który dość dobrze podsumowuje powyższe rozważania o naturze priorytetów na listach:

You don’t manage priorities — you have them.
Instead, the key to managing all of your “stuff” is managing your actions.

Dzięki za przeczytanie tego tekstu! Jeśli nasunęły Ci się w trakcie jego czytania jakieś spostrzeżenia, nie zgadzasz się ze mną, lub chcesz dodać coś od siebie, zachęcam do zostawienia choć krótkiego komentarza :) Zachęcam również do subskrypcji przez kanały RSS/Atom, lub mailowo.

Wszystkim Kobietom oraz innym osobom które czują się dziś wyjątkowo kobieco, wszystkigo najlepszego z okazji 8 marca! :)