Lista zadań sposobem na stres

Bywają takie dni, w których spokojnie niczym żuczek gnojarz toczymy polepione kawałki legacy code'u, aby prędzej czy później uzyskać zadowalający efekt. Być może pracujemy w startupie, gdzie nasza kulka jest niewielka i toczymy ją szybko, aby jak najwydajniej nabrała ostatecznego kształtu. Być może pracując w korporacji nadajemy jej już ostatnie szlify.

W każdym z tych środowisk jednak, a także w codziennym życiu, zdarzają się momenty, gdy ilość zadań wydaje się przekraczać nasze możliwości. Intuicyjnie często sięgamy wtedy po kartkę papieru, aby spisać wszystkie pilne rzeczy “do zrobienia”. Tworzymy więc coś, co w dalszej części będe nazywał popularnym mianem listy "to do" lub todo-listy.

Spisując wszystko co mamy do zrobienia, świadomie lub nieświadomie zdejmujemy z siebie stres wynikający z myślenia o zbyt wielu tematach równocześnie. Możemy się wtedy skupić na pojedynczym zadaniu, które w danym momencie wydaje się najważniejsze, i krok po kroku wyjść z trudnej sytuacji. Być może u niektórych z Was podobna intuicja zadziałała w sytuacjach takich jak zbliżająca się (lub trwająca) sesja na studiach, czy nadchodzenie ASAP-owych zadań w pracy w zawrotnym tempie.

Tworzenie list ma oczywiście więcej zalet. Jeśli notujemy wszystko to, co obiecujemy innym, okazuje się że można na nas polegać (a prawdopodobnie po niedługim czasie również zaczniemy mniej obiecywać). Spisywanie celów jest zdaniem wielu osób które odniosły sukces sportowy lub finansowy jednym z kluczowych czynników decydujących o sukcesie.

Ja, podobnie jak wielu ludzi zainteresowanych np. metodyką Getting Things Done, poszedłem jednak krok dalej. Uczyniłem z listy zadań centralne miejsce, które pomaga mi w podejmowaniu decyzji na temat tego jak wykorzystywać swój czas.

Nie wszystko co trafia na taką listę jest wykonywane. Czasem rzeczy są z niej wyrzucane, ale w tym też dostrzegam dużą wartość. Oznacza to, że temat został przeanalizowany i może być "zamknięty", nie wymaga dalszego myślenia o nim. Bardzo mi się ten system podoba i jeśli zechcesz, to na tym blogu znajdziesz jeszcze wiele wzmianek dlaczego.

Lista się rozrasta, pojawiają się problemy

Gdy na naszej liście mamy przykładowo 5 zadań, nic nie stoi na przeszkodzie, aby za każdym razem gdy któreś z nich skończymy spojrzeć na listę i wybrać kolejne do wykonania. Wybór najważniejszego zadania w danej chwili nie powinien sprawić dużego problemu, choć i w takiej sytuacji może wymagać podjecia trudnej decyzji. Przykładowo, jeśli mamy jutro przed pułudniem 3 egzaminy i jest godzina 20:00, to na który z nich warto się przygotować?

Możemy jednak spróbować wypisać absolutnie wszystkie rzeczy jakie zaprzątają nam głowę. Powstanie nam wtedy lista problemów do rozwiązania, pomysłów do realizacji, planów czekających na realizację, zobowiązać wobec innych które musimy wypełnić. Taka lista "bieżących" zadań czekających na nasza akcję może mieć wg różnych źródeł:

• 50-200 zadań (źródło: David Allen wg forum Getting Things Done)
• 150 zadań (wg. ksiązki Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength)
• 150-250 zadań (wg moich własnych doświadczeń ;))

Wybór najważniejszego zadania jakie w danej chwili możemy zrobić z listy 150 zadań jest znacznie trudniejszy. Co więcej, podejmowanie takiej decyzji na swój sposób "wyczerpuje" nasza siłę woli i sprawia, że zmniejszamy swoje szanse na sukces (polecam ciekawe rozważania Damiana Redmera na temat siły woli jako zasobu który się wyczerpuje). Pomyślmy więc o tym w sposób inżynierski i jak o problemie algorytmicznym do rozwiąznia.

Problem jest następujący: jak z (dużej) listy wybrać zadanie, którego robienie ma największy sens?
Ja chciałbym pójść krok dalej i zapytać: czy w takiej decyzji może nas wspomóc komputer?

Dla programisty ten problem jest dość łatwy do zdekomponowania i sprowadza się do nietrywialnego pytania "jak zmierzyć sens zadania" ;)

W tym miejscu można wspomnieć różne tricki pozwalające na określenie priorytetów zadań, ich ważności oraz pilności (które nie zawsze idą w parze). Przykładowym rozwiązaniem problemu priorytetyzacji zadań może być skonstruowanie macierzy Eisenhowera i na jej podstawie przypisanie zadaniom kilku priorytetów. Tylko że znów, pamiętajmy że na liście mamy średnio 150 zadań i odświeżanie sobie takiej macierzy co kilka dni dla wszystkich zadań jest niepraktyczne.

Czy dużą listę da się w ogóle utrzymać w porzadku?

Dziś aplikacji pozwalających na przechowywanie listy zadań jest multum. Osobiście od 4 lat korzystam z Todoist, próbowałem też polskiego Nozbe a nawet kartki i długopisu. Niezależnie od aplikacji, wielu ludzi po jakimś czasie jest rozczarowanych tym, że taka aplikacja nie pozwala im być tak produktywnymi jak to sobie wyobrazili.

Ci rozczarowani ludzie mają też sporo dobrych argumentów pokazujących słabości zarządzania swoim czasem przez todo-listy. Cytując kilka:

• lista tak wielu zadań jest przytłaczająca, a precyzyjniej: decyzja o wyborze zadania gdy mamy duży wybór robi się trudna
• mamy tendencję do wybierania najprostszych i najkrótszych zadań z listy
• zadania o niskim priorytecie mogą nigdy nie doczekać się realizacji

W podlinkowanym wyżej artykule rozwiązaniem ma być użycie kalendarza zamiast tradycyjnej listy z zadaniami do "odhaczenia", ale takie ogólnikowe stwierdzenie nie trafia w sedno problemu. Dzisiejsze listy zadań umożliwiają zresztą często dodawanie do zadań czasu rozpoczęcia lub szacunkowego czasu trwania zadania (zob. rys. 2).

Chciałbym do tego problemu podejść inaczej i w kolejnych wpisach zaproponować lepsze rozwiązanie. Kształtuje mi się wizja aplikacji, która wspomoże podejmowanie decyzji na temat "rzeczy" które trzymamy na liście zadań. Zanim jednak zabiorę się do kodowania, będę chciał dość precyzyjnie wyobrazić sobie i określić jak takie narzędzie mogłoby wyglądać z punktu widzenia User Experience. W nadchodzących wpisach przyjrzę się więc w pierwszej kolejności różnym sposobom w jaki każdy z nas może pracować ze swoją listą "todo", a także rozwiązaniom stosowanym w programach komputerowych wspomagających decyzję.

Na koniec, bardzo chciałbym poznać Twoje zdanie na temat tego czy i w jaki sposób zarządzasz zadaniami - używając aplikacji, notatnika, kartki papieru? Czy ta metoda się u Ciebie sprawdza? Zachęcam do napisania chociaż zdania w komentarzu i dziękuję za przeczytanie wpisu :) Jeśli temat Cię zainteresował, zapraszam również do śledzenia kanału RSS, gdzie szykuje się w najbliższym czasie co najmniej kilka nietypowych wpisów pozwalających inaczej spojrzeć na nasze zadania.