Gdzie trzymać papiery, jeśli nie w domu?

Każdy, komu zdarza się czasem przeprowadzać albo sprzątać wie, że więcej nie znaczy lepiej. Książki, zeszyty czy segregatory z wydrukami mogą być jednymi z najcięższych przedmiotów, którymi wypełniamy kartony. Do wielu z nich nigdy nie zajrzymy.

Jednocześnie same informacje które na tych papierowych nośnikach posiadamy, praktycznie nic nie ważą (choć fani Lema mogą znaleźć przykłady przeczące tej tezie). Nośniki danych są już mikroskopijnie małe. W dodatku usługi dysku w chmurze takie jak OneDrive, Google Drive czy Dropbox dostarczają tyle przestrzeni, że możemy w nich spokojnie przechować całość posiadanych przez nas notatek, książek, faktur, paragonów czy innych rzeczy które tradycyjnie gromadziliśmy na papierze.

Strategia rozwiązania problemu

Osobiście staram się utrzymać rygor, w którym digitalizuję wszystkie dokumenty które posiadam i pozbywam się papierowych odpowiedników zawsze, kiedy to tylko możliwe.

Zauważyłem, że niektóre "papiery" mógłbym wyrzucić nawet bez tworzenia ich cyfrowej kopii, bo nie będą już nigdy potrzebne. Jeśli jednak trzyma nas przy nich np. sentyment, to ich digitalizacja jest sprytnym trikiem, żeby zjeść ciastko i mieć ciastko. Papiery znikają z półki, a jednocześnie jeśli zapragniemy, to mamy do nich dostęp.

Przy takim podejściu problemami do rozwiązania pozostają jedynie:

• opracowanie praktycznego systemu katalogowania informacji po ich digitalizacji, oraz
• określenie wyjątków, które muszą pozostać na papierze.

Przyjrzyjmy się obu tym punktom.

Czego nie możemy wyrzucić?

Digitalizacja starych notatek ze studiów powinna przyjść nam łatwo, bo zwykle ani nie jesteśmy do nich przywiązani, ani nie sądzimy że kiedykolwiek nam się przydadzą.

Są jednak papierowe rzeczy, z których wyrzuceniem możemy mieć problem formalny lub sentymentalny. Mogą nimi być np.:

• książki (sprzedać? spalić? nie pali się książek. oddać na makulaturę?)
• umowy (czy umowa o dzieło sprzed 5 lat jest mi do czegoś potrzebna?)
• dokumenty otrzymane z banków (tyle drobnego druku, nie czytałem, a może coś ważnego? te potwierdzenia nabycia funduszy w sumie niepotrzebne, ale jak mi się coś stanie to rodzina się nie dowie gdzie i co miałem)
• dokumenty otrzymane z urzędów (może ZUS za 50 lat będzie mnie o nie prosił?)
• gwarancje (w sumie jak zepsuje mi się ten czajnik, to kupię nowy za 50 zł, ale z drugiej strony gwarancja jeszcze nie wygasła)
• dokumentacja działalności gospodarczej (lepiej mieć segregatory gotowe do kontroli, czy drukować przez 2 tygodnie dopiero w razie zapowiedzi?)
• pamiątki sentymentalne (kartka z życzeniami na 12-te urodziny, stary bilet na mecz reprezentacji Polski - może jak będę stary to będzie warty miliony?)

Niestety nie mam odpowiedzi na wszystkie te pytania i sporo rzeczy w segregatorach zalega z tego właśnie powodu, że brakuje mi wiedzy na temat tego czy jakiś dokument jest potrzebny, czy nie. Na pewno jednak pomaga iteracyjne przeglądanie papierów od czasu do czasu - z każdym przebiegiem udaje się trochę dokształcić i coś wyrzucić.

Narzędzia do katalogowania "papierów"

Zapewne masz już jakiś system przechowywania danych na komputerze, mniej lub bardziej przemyślany. Na pewno też najlepiej potrafisz go zaprojektować pod swoje potrzeby.

Ze swojej strony mogę natomiast podsunąć kilka narzędzi, które zrewolucjonizowały u mnie na różnych etapach katalogowanie cyfrowych informacji.

OneNote (wersja desktop)

OneNote, moja ulubiona aplikacja pakietu Microsoft Office, od jakiegoś czasu jest dostępna dla wszystkich za darmo.

W wersji desktopowej (bardziej dojrzałej niż wariant mobilny dostarczany z Windows 10) to świetnie dopracowane narzędzie do tworzenia notatek i współdzielenia ich z innymi, lub zachowywania ich jako prywatnych. Notesy mogą być szyfrowane silnym algorytmem AES128, dzięki czemu pozostają dostępne tylko dla nas, mimo przechowywania w publicznej chmurze.

BoxCryptor

Doświadczenia minionych lat pokazują, że wrzucanie prywatnych danych do chmury jest... no troszkę głupie. Jeśli mówimy o skatalogowaniu całej swojej dokumentacji (umowy, dokumenty związane ze zdrowiem, kopie korespondencji, dowody na przekręty finansowe), to tym bardziej warto się postarać o trochę prywatności.

BoxCryptor to aplikacja dokładająca warstwę szyfrowania do naszego dysku w chmurze (takiego jako OneDrive, Google Drive czy Dropbox).

Aplikacja stosuje podejście zero knowledge i nie przechowuje żadnych kluczy dostępu u siebie. Wszystkie dane są szyfrowane na naszej maszynie przed wysłaniem do chmury. W tej sytuacji nawet w razie wycieku danych od dostawcy dysku w chmurze mamy pewność, że nikt inny nie będzie się w stanie do nich dostać.

Microsoft Office Lens

Stacjonarny skaner to dla codziennych zastosowań przeżytek. Smartfony radzą dziś sobie z zadaniem digitalizacji dokumentów wystarczająco dobrze, dzięki aparatom o naprawdę dobrych parametrach.

Sam aparat to jednak dopiero połowa rozwiązania. Istnieją dedykowane aplikacje, które potrafią znacznie więcej: wykryją krawędzie papieru na zdjęciu, wyprostują obraz, poprawią oświetlenie i czytelność tekstu, a nawet rozpoznają tekst i wrzucą go w odpowiednie miejsce.

Sam używam na Androidzie Office Lens od Microsoft. Jest minimalistyczny, integruje się dobrze ze światem Microsoftu (OneDrive, OneNote), spełnia swoje zadanie.

Wśród polecanych aplikacji tego typu mówi się również często o Genius Scan oraz Google Drive, które posiada opcję skanowania. Osobiście jeszcze nie próbowałem, choć jestem ciekawy jakie funkcjonalności proponują oprócz tych, które znam z Office Lens.

A czy Ty używasz jeszcze papieru?

W moim pokoju jedna półka wciąż straszy stertą papierów, o których losie muszę zdecydować. Kilka książek czeka w kolejce na to żeby się ich pozbyć, kilka starych segregatorów na przejrzenie. Na szczęście kolejka jest coraz mniejsza i już prawie nie rośnie. Jeśli nowej książki nie mogę dostać w formie audiobooka lub e-booka, to raczej jej nie kupię ;)

A Ty jak radzisz sobie ze stertami dokumentów, wizytówek, notatek i książek? Zachęcam do dzielenia się swoimi sztuczkami i sposobami i komentowania i dziękuję za odwiedziny na blogu!